עסקים קטנים וגדולים נתקלים לא מעט בבעיה שחוזרת על עצמה שוב ושוב: תפוקת עובדים נמוכה. לתפוקה נמוכה עשויות להיות כמה סיבות, שחלקן בכלל לא נוגעות לפן המקצועי. בעוד שעובדי החברה הם אלה שמניעים אותה ומסייעים לה להגיע להצלחות, חשוב לשמור על תפוקה גבוהה, זאת בכדי לייצר הכנסות גבוהות יותר ולשמר את הלקוחות הקבועים.
למה תפוקת העובדים נפגמת?
כשל בתפוקת עבודה עשוי להתקיים מסיבות שונות. ברמה המקצועית, ייתכן והעובד לא הודרך כראוי על המערכות השונות או שלא העניקו לו את כל המידע הנחוץ לו, לכן הוא מתעכב בביצוע משימות. סיבה נוספת עשויה להיות בשל ידע מקצועי מועט, שגורם לו לשאול את הממונים עליו שאלות רבות, להמתין לתשובות ולהתעכב בהשלמת משימותיו. יתרה מזאת, ניתן להאשים תפוקת עובדים נמוכה בתכנון זמן לקוי, כך שבמקום להקדיש זמן מרבי למשימות שאכן דורשות זאת, העובד מקדיש זמן רב למשימות שניתן לבצע אותן בפחות מחצי שעה.
כאמור, תפוקת עובדים עשויה להיות נמוכה גם בשל סיבות אישיות, ולא רק מקצועיות. ראשית, האם כל העובדים מגובשים ואוהבים אחד את השני? אם התשובה שלכם שלילית, אז ייתכן ודבר זה משפיע על תפוקתם. יתר על כן, ישנן הסיבות האישיות של כל עובד, מצבי רוח משתנים וכו'.
אז איך משפרים את תפוקת העובדים?
בכדי לשפר את תפוקת העובדים יש לנקוט בכמה אמצעים שונים ולהתמיד בהם לאורך כל התהליך. להלן כמה הצעות אפשריות:
מגבשים ביניהם!
אם העובדים אינם מגובשים דיים, כדאי ורצוי ליצור עבורם אווירה חיובית ונעימה בעבודה. ניתן לעשות זאת באמצעות ימי כיף לעובדים או אפילו אירועי חברה (שיכללו הדרכות מקצועיות – יפורט על כך בהמשך). במידה והחלטתם לארגן ערב צוות לגיבוש העובדים, רכשו לאירוע מגשי אירוח איכותיים וטעימים. ארגנו את ימי הכיף באופן המיטבי, תוך חשיבה על פעילויות קבוצתיות מגבשות ומהנות. דרך נוספת לגבש בין העובדים, היא ציון ימי ההולדת שלהם. עשו לכם מנהג שבכל יום הולדת של אחד העובדים, כולכם אוכלים צהריים יחדיו או מארגנים ארוחה משותפת לכבוד המאורע.
הדרכות מקצועיות
כשתפוקת העובדים יורדת בשל חוסר במידע, אתם חייבים לדאוג להעניק להם את ההדרכה הרלוונטית בכדי שיוכלו לעבוד באופן פרודוקטיבי ועצמאי. אם אתם מבחינים כי משימות פשוטות אורכות זמן יותר מהנדרש, העובדים אינם בטוחים בעצם או שואלים שאלות רבות, זה בהחלט סימן להיעדר ידע מקצועי. ארגנו הדרכות מקצועיות לצוות, בין אם מדובר באירוע חברה שיימשך יום שלם או אפילו הדרכות וכנסים לכמה שעות בודדות. כל עוד תאפשרו להם לרכוש ידע חדש ולשאול שאלות מקצועיות – זה עשוי לתרום להם ולכם ולהוביל את החברה להצלחה.
תכנון זמן יעיל
אחד האלמנטים החשובים ביותר בניהול עובדים, הוא תכנון יעיל של זמן העבודה. הקפידו לערוך ישיבות שבועיות תוך מיון כל המשימות שנותרו לכל פרויקט ולכל עובד. כך תוכלו להיות בבקרה אודות המשימות שנותרו וגם לסייע לעובדים למיין את המשימות לפי סדר החשיבות שלהם. מלבד זאת, רצוי לקיים ישיבה יומית בה העובד יציין מהן משימותיו היומיות ומה הספיק אתמול. זו שיטה נהדרת לשיפור התפוקה מאחר והעובד למעשה מתחייב שיספיק X משימות כמו גם לספק הסברים ביום למחרת אם המשימות הללו לא בוצעו.
שיפור תפוקת העובדים הוא תהליך שעל המנהלים או הממונים להיות מעורבים בו בכדי להוביל להצלחתו. עם הקפדה על גיבוש בין כולם, ניהול זמנים והענקת ידע מקצועי בתחום, אין ספק שתצליחו להניע את העובדים לבצע את משימותיהם באופן המיטבי ובזמן סביר.