איך מארגנים כנס לעובדים? כך תעניקו להם השראה

יש לכם כנס עובדים מתוכנן ואתם לא יודעים מאיפה להתחיל? ארגון כנס הוא סיפור מורכב שדורש המון תשומת לב לפרטים הקטנים, מבחירת המיקום המושלם, דרך בניית תכנים מעניינים ועד יצירת אווירה שתשאיר את העובדים עם חיוך. בין אם אתם רוצים לחגוג הצלחות, לגבש את הצוות או להציג את החזון לשנה הקרובה, הינה איך מארגנים כנס לעובדים שיהיה יותר מסתם עוד אירוע חברה ושייתן לכולם השראה.

בחירת המטרה והחזון

לפני שמתחילים לתכנן כנס עובדים, חשוב מאוד לקבוע מהי המטרה העיקרית שלו. המטרה יכולה להיות חגיגת הצלחות של החברה והעובדים, הצגת תוכניות לעתיד, יצירת גיבוש בין העובדים או שילוב של כמה דברים יחד. ההחלטה על המטרה המרכזית תעזור להחליט על כל שאר הפרטים, כמו איזה תכנים יהיו בכנס, מהי האווירה הכללית שרוצים ליצור ואיך הכול יתחבר ביחד לאירוע מוצלח. כדאי להקדיש זמן לחשיבה על כך בהתחלה, כי המטרה תשפיע על כל ההחלטות בהמשך.

תכנון לוגיסטי מדויק

כשמתחילים לארגן אירוע, הדבר הראשון שצריך לעשות אחרי שיודעים מהי המטרה הוא לטפל בכל הפרטים הטכניים. הכי חשוב למצוא מקום מתאים שכל העובדים יוכלו להגיע אליו בקלות, שיהיה בו מספיק מקום ושיתאים לסוג האירוע שאתם מתכננים. צריך לחשוב על כמה אנשים יגיעו, אילו ציוד ומוצרים לכנסים יהיו נחוצים וכמה כסף יש להשקיע. זהו גם הזמן הנכון להסתכל על הציוד שאפשר להשיג בשביל שהאירוע ייראה מקצועי ומרשים, למשל רמקולים, מסכים ואמצעי המחשה אחרים.

בניית תוכן מעורר השראה

הצלחת הכנס תלויה בעיקר בתוכן שלו, והתוכנית צריכה לכלול מספר מרכיבים חשובים שהם:

  • מומחים מובילים בתחום שיעבירו הרצאות מרתקות ושיחלקו מהידע והניסיון שלהם.
  • סדנאות מעשיות שבהן המשתתפים עובדים יחד, מתנסים ולומדים אחד מהשני.
  • שיחות פתוחות ודיונים בפאנלים שמאפשרים לכולם להביע דעה ולשמוע נקודות מבט שונות.
  • רגעים מיוחדים של העצמה אישית והשראה שנותנים כוח להמשך הדרך.
  • פעילויות מגבשות ומהנות שעוזרות לחברי הצוות להתחבר ולעבוד טוב יותר יחד.

 

איך מארגנים כנס

 

חוויית משתתף מותאמת אישית

כדי שכל עובד ירגיש שהכנס באמת נותן לו ערך, אפשר לארגן מסלולים שונים שמתאימים לתחומי העניין והתפקידים השלו. המסלולים יכולים לכלול את האפשרויות הבאות:

  • הרצאות מקצועיות שמחולקות לפי מחלקות בארגון.
  • סדנאות מעשירות במגוון נושאים שמעניינים את העובדים.
  • מפגשים עם עמיתים מאותו תחום מקצועי ליצירת קשרים חדשים.
  • פעילויות חברתיות לפי תחביבים ותחומי עניין משותפים.

יצירת אווירה ייחודית

האווירה באירוע היא אחד הדברים החשובים ביותר להצלחתו, ולכן חשוב להתמקד בנקודות המרכזיות הבאות:

  • העיצוב של המקום צריך להיות מרהיב ומושך את העין, והוא יכול לכלול קישוטים, פרחים או אלמנטים עיצוביים מיוחדים.
  • התאורה והמוזיקה יוצרות את האווירה הנכונה, ואפשר לשלב תאורה רכה ונעימה יחד עם מוזיקת רקע מתאימה שתלווה את המשתתפים לאורך היום.
  • פינות צילום מעוצבות ואזורים נוחים למנוחה והתרעננות יאפשרו למשתתפים לקחת הפסקות קצרות ולהצטלם לזיכרון.
  • הפתעות קטנות במהלך האירוע כמו כיבוד בריא, מתנות קטנות או פעילויות לא צפויות יכולות להוסיף המון.
  • שילוב המיתוג של הארגון צריך להיות בצורה עדינה ואלגנטית בכל המרחב, בשילוט, בעיצוב ובחומרים המודפסים.

תקשורת והכנה מוקדמת

חשוב להתחיל לעדכן את העובדים על הכנס זמן מספיק מראש. כך תעשו זאת:

  • שלחו לכל עובד הזמנה אישית ומושקעת.
  • צרו עניין והתלהבות באמצעות חשיפה הדרגתית של פרטים על הכנס.
  • שתפו את העובדים במידע מלא על התכנים והפעילויות שיהיו בכנס.
  • תנו לעובדים אפשרות לבחור את המסלולים שמעניינים אותם.
  • הזמינו את העובדים לקחת חלק בתכנון חלק מהפעילויות בכנס.

תזמון ומשך

בחירת התזמון הנכון היא אחד הדברים החשובים ביותר בארגון כנס. הינה כמה דברים שחשוב לשים לב אליהם:

  • כדאי להסתכל על תקופות העומס השנתיות של החברה או הארגון, כך תעזרו למנוע התנגשויות עם זמנים לחוצים.
  • חשוב גם לבדוק את הזמינות של רוב העובדים, כי כך תוכלו להבטיח שכמה שיותר אנשים יוכלו להשתתף.
  • אורך הכנס צריך להתאים לתכנים שרוצים להעביר, כי לפעמים מספיק יום אחד ולפעמים נדרשים כמה ימים.
  • חשוב לתכנן מספיק זמן למנוחה והתרעננות במהלך הכנס, כי ההפסקות עוזרות לשמור על ריכוז ואנרגיה.
  • מומלץ גם להשאיר קצת גמישות בלוח הזמנים כדי לאפשר להתמודד עם שינויים לא צפויים ולהתאים את הקצב לצרכים שעולים תוך כדי.

לסיכום

ארגון כנס עובדים מוצלח מתחיל בהגדרת מטרה ברורה, בין אם חגיגת הישגים, בניית צוות או שיתוף בחזון העתידי של החברה. אחרי שיודעים לאן חותרים, אפשר להתקדם למציאת מקום מתאים, בניית תוכן מעניין שמתחבר לכולם ויצירת אווירה נעימה שתגרום לעובדים להרגיש בנוח. כמובן שכדאי גם להקדיש תשומת לב לתזמון הנכון ולתקשורת טובה עם העובדים לפני האירוע, כי ככה כולם יגיעו מוכנים ונלהבים והכנס יהיה חוויה משמעותית שתישאר להם בזיכרון לאורך זמן.

שאלות בנושא איך מארגנים כנס לעובדים? כך תעניקו להם השראה

איך מארגנים כנס

למידע נוסף על איך מארגנים כנס לעובדים? כך תעניקו להם השראה

השאירו פרטים ונחזור אליכם בהקדם

נגישות
גלילה לראש העמוד